一生懸命作ったExcelやパワーポイントの資料でプレゼンしている最中にこんな経験ないですか？
自分：「ですのでこのデータから、▲▲といった傾向が見られますで・・・」
上司：「それは分かったけど、○○の切り口だとどうなの？」
自分：「（データはあるけど集計してない・・・）」
「また資料の作り直し…これで何度目だよ…」
切り口が変わるたびに資料を作り直し。
そんな経験ありませんか？
私はこの悩みに長年苦しんでいました。
しかしPower BIを使い始めたことで、状況が一変しました。
そこでこの記事では👇
読了後には、あなたも「まず試してみようかな」と思えるはずです。
なぜExcelだけでは分析がつらくなるのか？
詳しくは後でまた触れますが、Excelを使った都道府県別支出金額分析を見てみましょう。今回使うデータはこちらです（一部抜粋）。※元データ（csv）は、以下からダウンロードできます。
都道府県別支出データ
| 国 | エリア | 都道府県 | カテゴリ | 金額 |
|---|---|---|---|---|
| 日本 | 関東 | 東京都 | 食料 | 164 |
| 日本 | 関東 | 東京都 | 住居 | 239 |
| 日本 | 関東 | 東京都 | 教育 | 374 |
| 日本 | 関東 | 神奈川県 | 食料 | 474 |
| 日本 | 中部 | 愛知県 | 食料 | 209 |
注）説明の都合上、エリア別に支出額を集計していますが、本来「都道府県別の平均値を足し合わせて」も意味は全くありません。あくまでpower BIの動的な動きを知ってほしいだけなのでご注意ください。
Excel① 通常グラフのみ使用
Excelの通常グラフのみで作ってみました（さすがにエリア別・カテゴリ別に集計するのにsumif関数で別途表は作らざる負えませんでしたが）。
これだけだと全体の傾向は分かっても、その内訳までわかりませんよね？もうちょっとExcelで頑張ってみます。
Excel② ピポットグラフ＋スライサーで頑張ってみた例
ピポットグラフを使ってみたらさっきより内訳が分かりやすくなりましたね。付属でピポットテーブルもあるので部長から「具体的な金額はいくら？」といった質問にも対応できそうです。
ただし部長の「東京都と大阪府を比べたらどうなの？」といった質問に即答するには難しそうです。なぜかというと、「集計軸を変えるたびにグラフの”意味”を人が読み替える必要がある」からです。Excelは「考えながら作る」ツールであり、少し難しい言い回しですが静的データの取り扱いは非常に優秀です。でもExcelで分析すると、
- 集計を作る人が考え続ける必要がある
- 見たい切り口が増えるほど表・グラフが増える
といった苦手部分もどうしても出てきてしまいます。そこで餅は餅屋ということで、次は分析が得意なPower BIを見てみましょう。
Power BIとは？
Excelは「考えながら作る」 ツールです。どの切り口で見るか、どんな集計をするかを、作り手があらかじめ考えて形にします。
それに対してPower BI は、「考えさせるために作る」 ツールです。Powe BIでは、あらかじめ
- 正規化されたデータ
- 適切な粒度
- 分析しやすいモデル
を用意しておくこどで、見る側が操作しながら考えられる状態を作ります。急に難しい言葉を使ってすみません。でもやることは単純で、例えば
- エリアを切り替える
- 特定の都道府県をクリックする
- 気になるカテゴリを選ぶ
といった操作をするだけで、「じゃあ別の切り口ではどうなんだろう？」という問いに、その場で答えを返してくれるのがBIツールの一つであるPower BIなのです。
では、Power BIを使うと具体的に何が変わるのでしょうか。Excelと比べながら、実務で感じやすいポイントを整理してみます。
Power BIを使うメリット
切り口を変えても、作り直さなくていい
冒頭上司からの「それは分かったけど、○○の切り口だとどうなの？」に対する解答になるかもしれません。通常のExcelで作った資料ではエリア別やカテゴリ別にその都度、表やグラフを作る必要がありますが、Power BIでは一つのダッシュボードで動的に切り口を切り替えることができるのです。
Excelだと・・・
- エリア別
- カテゴリ別
- 都道府県別
Excelでは「エリア別」「カテゴリ別」「都道府県別」と、
見たい切り口ごとに表やグラフを用意する必要がありました。
一方Power BIでは、
同じレポートのまま、操作するだけで切り口を切り替えられます。
説明する人が“考え続けなくていい”
冒頭のやり取りを思い出してください。
上司から突然
「じゃあ〇〇の場合は？」
と聞かれて、すぐに回答できなかった経験……ありますよね。
それはExcelだと、
質問が変わるたびに「考えて作る」必要があるからです。
- どの表を見るか探す
- 必要なら新しい表やグラフを作り直す
- 準備に時間がかかる
しかしPower BI なら、考えるのは説明者ではなく、
見る側（上司・現場）に移ります。
画面上のスライサーやグラフをクリックするだけで、
その場で上司自身が切り替えて確認できます
Power BIなら…
- 「質問に備えて」資料づくりをし続けなくていい
- 「資料追加の徹夜…」が減る
- 見る人が自分で考えながら操作できる
つまり、
👉質問対応型のプレゼンから
👉対話型の“その場で深掘り”できるプレゼンへ変わります。
Officeを使っている企業なら追加費用なしで使えるケースが多い
Power BI ＝ 特別な人だけが使うツール…
というイメージを持っている方も多いですが、実は違います。
ほとんどの企業で利用している Microsoft 365（旧Office365）には、
Power BI Free を使えるアカウントが含まれている場合が多いんです。
つまり、今あなたが使っている Office アカウントで
そのまま Power BI を使い始められる可能性が高い、ということです。
もちろん例外もあるので、もし分からなければ「Power BIって自分のアカウントで使えますか？」と情報システム部門に確認してみてください。
追加費用がかからずに始められるなら、お試し導入としても動きやすくなりますよね。
Excelを捨てなくていい（むしろ一緒に使う）
Power BI をすすめると、よくこう言われます。
「結局Excelは使えなくなるんでしょ？」
「レポートが全部Power BIになるのは嫌だな…」
安心してください。
Excelを捨てる必要はありません。
むしろ現場では、Power BIとExcelを併用するケースがとても多いです。
Excelは
- 編集の柔軟さ
- 一時加工や共有の手軽さ
- 軽い検証用途
に強い。
一方Power BIは
- データ量が増えても耐えられる
- 同じレポートで切り替えながら確認できる
- 見る人が自分で操作できる
という役割に向いています。
つまり、
💡Excel＝“手元の計算や検証”
💡Power BI＝“共有・可視化・意思決定”
という住み分けができると、
お互いの弱みを補いながら強みを活かせるようになります。
Excelを完全に置き換える必要はありません。
いつものExcelはそのまま活かしつつ、
Power BIで“説明の手間”と“作り直しの負担”を減らす。
この考え方が一番現実的で、導入もスムーズです。
Power BIを実際に見てみる
Power BIの価値は「動いて見せられること」これにつきます。
ここでは、実際にどんな操作で”視点”が切り替わるのか、3つの操作でサッと体験してみましょう。ぜひご自身の上司が”自分でできるか？”考えながら見てください。
①スライサーをクリックするだけで地域でフィルター（スライサー）
👉資料を作り直さなくても、その場で切り替えられる
②グラフのエリアをクリックして県別詳細に（ドリルダウン）
👉見たい単位へ自然に深堀できる
③地図上にマウスオーバーするだけで、詳細グラフが表示（ツールヒント）
👉聞かれてから数字を探さなくていい
この記事から持って帰ってほしいこと
ExcelとPower BIは”敵”ではない
📌データ分析はツールで優劣が決まるわけではなく、役割分担が鍵です。
Excelは
- 加工・前処理・確認に強い
- 小規模データや単発分析に向く
Power BIは
- 可視化・比較・気づきの発見に強い
- クリックで視点が切り替えられる
- 会議でその場で分析を深掘れる
👉組み合わせることで、「速さ」と「深さ」が両立する。
Power BIを導入してもExcelは不要にはならない
それは両者の役割が違うからです。
- Excel：前処理・一次加工向き
- Power BI：分析・比較による気づき
- 必要に応じてExcelへ戻して再加工も必要
つまり
👉両方使えれば、資料作成の「速さ」と分析の「深さ」が両立します。
最後に一言
📌結論：資料が“動く“だけで意思決定は加速します
Power BIはその第一歩です。
まずは
いつものExcel資料をPower BIで動かしてみる
これだけで世界が変わります
このブログでは、私が実務で取り入れながら得た気づきやノウハウを発信していきますので、
よろしければ他の記事も読んでみてくださいね。
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